In de vorige
lessen hebben we het over persberichten gehad, maar
er zijn natuurlijk meer manieren om met de media in
contact te komen. De bekendste daarvan is de persconferentie.
Om die te organiseren, moet er een aanleiding zijn.
Journalisten houden er niet van om voor flauwekul uit hun
werk gehaald te worden. Persconferenties organiseert u
daarom alleen als u belangwekkende zaken te melden hebt,
die eenduidige, mondelinge toelichting vereisen.
Ga als volgt te werk:
- Organiseer de persconferentie op een plaats waar
journalisten beroepshalve al vaak zijn, of kies
uw eigen kantoor.
- Wees een normale gastheer, bedelf journalisten
niet onder consumpties, lunches, cadeautjes. Dat
wordt gezien als poging tot beď.
- Laat de persconferentie leiden door iemand die
daar verstand van heeft en het vertrouwen van de
journalisten geniet.
- Een persconferentie is er voor de pers. Wie niet
tot die groep behoort, wordt niet toegelaten. Ook
niet uit uw eigen organisatie.
- Bereid de persconferentie goed voor. Over elk
onderwerp kunt u honderd vragen bedenken. Maak u
de antwoorden daarop eigen. Dat geeft u rust en
vertrouwen in de goede afloop van de bijeenkomst.
- Zorg voor 'lijnen' in uw organisatie om
onverwachte vragen toch op de persconferentie te
kunnen beantwoorden.
- Laat de persconferentie niet langer duren dan een
uur.
- Begin de bijeenkomst met het nieuws te vertellen
en geef daarna gelegenheid tot vragen stellen.
- Als veel journalisten op uw persconferentie
komen, zitten er evenzoveel 'concurrenten' in de
zaal. Houd er rekening mee dat sommigen na afloop
nog even apart met u willen praten.
- Neem na de persconferentie de tijd om radio en
televisie apart te bedienen.
- Leg bij de ingang van de zaal waar u de
persconferentie geeft een lijst neer waar
journalisten hun naam en hun medium op vermelden.
Zorg dat u die lijst kent, als de bijeenkomst
begint. Dan weet u wie u tegenover u hebt.
- Zorg voor duidelijke naambordjes op de tafel voor
degenen die tijdens de persconferentie namens uw
organisatie het woord voeren.
- Vraag u bij elke uitspraak af tot welke
krantenkop die kan leiden.
- Zorg voor een uitgebreide persmap, met daarin een
foto (vrij voor publicatie), een persbericht en
achtergrondinformatie.
- Stuur de persmap toe aan journalisten die u graag
had ontmoet, maar die toch ontbraken.
- Schakel een knipseldienst (clipping service) in
voor de levering van de stukjes die uw
persconferentie oplevert.
Hebt u meer advies nodig? Bel dan 0299 - 690 534 of
stuur ons een e-mail.
De communicatieprofessionals van de Brandsma Communicatie
Groep helpen u graag verder.
|
